Rechnungen, Lieferscheine, Leistungsverzeichnisse, Protokolle, Schriftverkehr, Lohnpapier, E-Mails....  An einem einzigen Tag können leicht hunderte Dokumente zusammenkommen.

Dokumente in Ordnern in meterlangen Aktenschränken zu lagern ist die eine Sache - Dokumente schnell wieder zu finden, die andere. Denn gerade das Wiederauffinden von abgelegten Dokumenten stellt einen nicht unerheblichen Zeitaufwand dar.

Der Papierflut Herr werden

Mit dem BRZ Dokumenten-Management System (DMS) bleiben Sie Herr über die wachsende Papierflut. Alle Dokumente werden – unabhängig von Format und Größe – zentral in dem elektronischen Archiv abgelegt.  Sie sparen Kosten und beschleunigen die administrativen Arbeitsprozesse erheblich. Das BRZ-DMS ist dank der vorgegebenen Dokumentenklassen und Verschlagwortung sofort einsatzbereit; der Informationsfluss wird über einen Workflow nach Ihren Vorgaben gesteuert.

Von der Archivierung zur Prozessoptimierung

Belegabläufe, wie z.B. die Rechnungsprüfung, lassen sich als Workflows integrieren. Dabei wird das Dokument automatisch und sequentiell von einem Empfänger zum nächsten weitergeleitet. Jeder Workflowteilnehmer muss das Dokument aktiv bestätigen oder ablehnen. Der Workflow stellt sicher, dass Belege in einem definierten Zeitfenster von verschiedenen Mitarbeitern in einer gewissen Reihenfolge geprüft und bearbeitet werden. Damit ist der Verlust von Belegen ausgeschlossen und die Zeit für die Bearbeitung wird auf ein Minimum reduziert.

Alle Vorteile auf einen Blick

• Belege aus BRZ-Anwendungen werden automatisch archiviert und indiziert
• Externe Dokumente können mit individueller Verschlagwortung archiviert werden
• OCR/Barcode-Erkennung erleichtert die Archivierung der gescannten Dokumente
• Eine kontextsensitive Recherche ist aus allen BRZ Anwendungen möglich
• Recherche kann über unterschiedliche Dokumentenklassen erfolgen
• Dokumente können auf mobile Datenträger übernommen werden
• Archivierung von GDPdU-Daten, sowie Bereitstellung der Daten für Steuerprüfer
• Autarker Datenträger: Erstellung einer CD mit recherchierbaren Daten für die Steuerprüfung
• Intuitive und einfache Bedienung durch Integration in die BRZ Programmoberfläche
• Gute Übersichtlichkeit durch Dokumentenklassen in Baumstruktur
• Anmerkungen, Stempel und Notizen können für Tiff-Dokumente im Overlay mit archiviert werden
• Integration in MS Office-Applikationen
• System enthält Workflowengine
• Erfolgreicher Einsatz bei namhaften Firmen wie Sixt und Hilti 
• Der modulare Aufbau macht das System leicht erweiterbar vom Einzelplatz bis zum kompletten Netzwerk
• Client/Server-Technologie 
• WEBConnector: für den Zugriff auf Dokumente über das Internet
• MailConnector: automatische Archivierung von E-Mails
• MediaServer: Archivierung von Dokumenten auf Jukeboxen
• Ausführliche Beratung und Schulung